Benut jouw WKR-ruimte optimaal

Jouw betrouwbare partner voor het strategisch inzetten van de WKR

Veel ondernemers laten geld liggen door de werkkostenrekening (WKR) niet optimaal te benutten. Zonde, want via de WKR kun je als werkgever onbelast extraatjes geven aan je medewerkers. Denk aan een kerstpakket, bedrijfsuitje of zelfs een fitnessabonnement. Full Account helpt ondernemers om de WKR bewust én effectief te benutten. Niet pas achteraf, maar als onderdeel van je strategie.

Wat is de WKR ook alweer?

De Werkkostenregeling is een fiscale regeling waarmee werkgevers hun werknemers onbelaste vergoedingen en verstrekkingen kunnen geven. Hierbij is een bepaald percentage van de totale loonsom beschikbaar als “vrije ruimte.” Binnen deze vrije ruimte kun je jouw mensen onbelaste extraatjes geven. Hoe hoger de loonsom, hoe groter de vrije ruimte. Om te weten wat onder de vrije ruimte valt, moet je eerst weten wat daar niet onder valt: de nihilwaarderingen en de gerichte vrijstellingen.

Nihilwaarderingen

Bepaalde verstrekkingen die gelden voor voorzieningen op de werkplek worden fiscaal gewaardeerd op €0,-. Dat betekent dat ze niet meetellen voor de vrije ruimte en dus worden vrijgesteld van belasting. Voorbeelden hiervan zijn:

Gebruik van bedrijfsmiddelen op de werkplek (zoals computers, telefoons en printers)
Consumpties die géén maaltijden zijn (zoals fruit, thee en koffie)
Parkeerplaatsen op het terrein

Gerichte vrijstellingen

Gerichte vrijstellingen gelden voor kosten die bijdragen aan het werk en duidelijk zakelijk zijn, daarom mag je ze buiten de vrije ruimte vergoeden. Zolang je voldoet aan de voorwaarden van de Belastingdienst, betaal je over deze posten dus géén loonbelasting en géén 80% eindheffing. Dit maakt gerichte vrijstellingen bijzonder aantrekkelijk voor werkgevers. Door er slim gebruik van te maken, verlaag je de belastingdruk en investeer je tegelijkertijd in de tevredenheid en ontwikkeling van je werknemers. Denk aan:

Reiskostenvergoeding (tot €0,23 per kilometer voor woon-werkverkeer)

Studie, training, opleiding

Veiligheidsmiddelen zoals helmen, veiligheidsbrillen of beschermende schoenen en kleding

Arbovoorzieningen zoals een ergonomische bureaustoel of een speciaal scherm

Vrije ruimte

Vergoedingen die niet onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering vallen, komen ten laste van de vrije ruimte. De vrije ruimte is het deel van de loonsom dat je als werkgever per jaar belastingvrij mag gebruiken voor vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan medewerkers. Binnen dit budget hoef je géén loonbelasting af te dragen. In 2025 is de vrije ruimte over jouw fiscale loon 2 procent over de eerste € 400.000,- van de fiscale loonsom. Over het bedrag boven € 400.000 is de vrije ruimte 1,18 procent. Daarboven betaal je 80% eindheffing, maar zelfs als je eindheffing moet betalen, kan het nog voordeliger zijn dan reguliere loonbelasting.

Gebruik WKR voor vitaliteit

Slim gebruik van de WKR is vaak voordeliger voor jou en voor jouw werknemers. Het kan een middel zijn om medewerkers aan je te binden en ze te motiveren, maar ook om het verzuim te verlagen, door de WKR in te zetten voor vitaliteit. Denk bijvoorbeeld aan een budgetbijdrage om vitaliteit te vergroten. Die maandelijkse bijdrage kan de werknemer gebruiken om te sporten. Maar je kunt de WKR ook inzetten voor een wekelijkse stoelmassage, of leefstijlcoaching. Een bedrijf is zo sterk als de mensen die er werken. Als zij uitvallen, vertraagt alles. Als zij goed in hun vel zitten, groeit alles mee.

Hoe benut je de vrije ruimte optimaal?

Als er tegen het einde van het jaar nog vrije ruimte over is, kan je die bijvoorbeeld inzetten voor een extra vergoeding of geschenk zoals een sinterklaascadeau of kerstpakket. Maar je kunt er ook aan denken om de cafetariaregeling/uitruilregeling in te zetten. Dat houdt in dat belaste loonbestanddelen, zoals (een gedeelte van) het brutoloon, de eindejaarsuitkering, provisie of vakantietoeslag, worden uitgeruild voor loonbestanddelen die voor de werknemer minder of niet belast zijn. Het uitruilen gebeurt naar een ‘doel’, zoals een regeling die onder de vrije ruimte van de WKR valt. Zo wordt belast loon omgezet in onbelast loon voor de werknemer, wat voordelig kan zijn voor zowel werknemer als werkgever.

Voorkom fouten, voorkom boetes

Een fout in de WKR-administratie kost al snel veel geld. Denk aan naheffingen of gemiste vrijstellingen. Gebruik gerichte vrijstellingen waar mogelijk, houd grip op je vrije ruimte en zorg dat je administratie klopt. Met deskundig advies en ondersteuning op maat zorgt Full Account ervoor dat jij de WKR optimaal gebruikt en niet voor verrassingen komt te staan.